Arhiviranje

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, usvojen 2020. godine, stupio je na snagu 2. februara 2021. godine, donoseći značajne promene u upravljanju dokumentacijom. Ključna razlika uvedena ovim zakonom odnosi se na razdvajanje arhivske građe i dokumentarnog materijala. Arhivska građa obuhvata dokumente trajne vrednosti za kulturu, nauku i društvo, dok dokumentarni materijal podrazumeva dokumente s ograničenim rokom čuvanja. Prvi put je omogućeno kreiranje i čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, uz stroga pravila iz Zakona o elektronskom dokumentu.

Privredna društva moraju obezbediti adekvatan prostor i opremu za dokumentaciju, imenovati odgovorno lice, voditi arhivske knjige i dostavljati njihov prepis nadležnom arhivu do 30. aprila za prethodnu godinu. Takođe, obavezna je izrada internih akata o klasifikaciji, zaštiti i čuvanju dokumentacije, uz usklađivanje sa normama do kraja 2021. godine. Uništavanje dokumentarnog materijala moguće je isključivo uz saglasnost nadležnog arhiva i poštovanje propisanih procedura, dok se arhivska građa mora trajno čuvati i predavati nadležnom arhivu nakon 30 godina.

Nepostupanje u skladu sa Zakonom povlači novčane kazne od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravna lica, dok su kazne za odgovorna lica od 5.000 do 150.000 dinara. Zakonom su detaljno propisane mere za zaštitu podataka i osiguranje pravilnog upravljanja arhivskom građom, čime se jača odgovornost u upravljanju dokumentacijom u privrednim i drugim subjektima.

Kancelarijsko poslovanje je administrativno-tehnička delatnost organa i organizacija koje vrše upravne poslove i preduzeća koja vrše javna ovlašćenja. Da bi se kancelarijsko poslovanje pravilno sprovodilo, da bi njegov mehanizam efikasno funkcionisao i da bi moglo da odgovori svome zadatku, ono mora da se odvija po unapred utvrđenim pravnim normama.

Zato su za kancelarijsko poslovanje u organima uprave i organizacijama doneti odgovarajući zakonski i drugi propisi.
Kancelarijsko poslovanje ima zadatak da obezbedi pravilno kretanje i evidenciju akata i drugih spisa, od njihovog prijema, odnosno njihovog nastanka u organim i preduzećima, pa sve do okončanja postupka po njima

Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja je opšti akt koji sadrži popis svih kategorija registraturskog materijala koje nastaju u radu stvaraoca i njihove rokove čuvanja. Listom kategorija utvrđuju se rokovi čuvanja svih jedinica dokumentacije – dokumenata, predmeta i dosijea koji nastaju radom institucije.

Izrada Liste kategorija je visokostručan, složen i minuciozan posao i iz tih razloga se poverava samo najiskusnijim licima u arhivskoj struci.

Ovim pravilnikom se reguliše način evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata te elektronskog poslovanja u informacionim sistemima Društva.

Arhivska knjiga je dokument u kom se upisuje celokupna arhivska građa i dokumentarni materijal (inventarni pregled) koji je nastao u radu organa, odnosno organizacije, ili se kod njih nalazi po bilo kom osnovu.

Evidentiranje celokupne arhivske građe i dokumentarnog materijala vrši se na licu mesta i upisuje se u Arhivsku knjigu po hronološkom sistemu, počevši od najstarije dokumentacije. Po Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. Glasnik RS“ 6/2020 – član 9. stav 6) – svi imaju obavezu da vode Arhivsku knjigu i da u nju upisuju arhivsku građu i dokumentarni materijal.

Delovi dokumentarnog materijala koji su izgubili vrednost za tekući rad i istekli su im rokovi čuvanja, a nisu ocenjeni kao arhivska građa, mogu da se izdvoje i unište. Uništavaju se tako što se nadležnom Arhivu pošalje dopis o izlučivanju (uništavanju) arhivskog materijala sa popisom materijala koji se predlaže za izlučivanje.

Sprovođenje svih zakonom regulisanih poslova sa nadležnim Arhivom u ime i za potrebe klijenata.